Wie doet wat?(English below!)

Carin van der Hor, Register Vertrouwenspersoon

In elke organisatie zijn rollen zoals integriteitsfunctionaris, vertrouwenspersoon, ombudsfunctionaris en mediator essentieel voor het handhaven van een gezonde en eerlijke werkomgeving. Hoewel deze functies elkaar overlappen in hun doel om eerlijkheid te waarborgen en klachten te behandelen, verschillen ze aanzienlijk in hun benaderingen, verantwoordelijkheden en het soort problemen dat ze behandelen. In dit blog zullen we de  verschillen verkennen, waarbij een voorbeeld van een geval van pesten op het werk wordt gebruikt om te illustreren hoe elke rol uniek bijdraagt.

Een integriteitsfunctionaris is primair verantwoordelijk voor het handhaven en afdwingen van ethische normen binnen een organisatie. Ze zorgen ervoor dat het beleid en de procedures van de organisatie in overeenstemming zijn met wettelijke vereisten en ethische richtlijnen. Integriteitsfunctionarissen onderzoeken vaak meldingen van wangedrag, zoals fraude, corruptie of ander onethisch gedrag, en nemen maatregelen om dergelijke problemen te corrigeren of te voorkomen. Hun rol is proactief en gericht op het handhaven van de algehele integriteit van de organisatie door duidelijke verwachtingen te stellen en mensen verantwoordelijk te houden. In het geval van werkplekpesten zou de integriteitsfunctionaris waarschijnlijk betrokken zijn bij het onderzoeken van het incident om vast te stellen of er sprake is van schendingen van ethische of wettelijke normen en welke disciplinaire maatregelen moeten worden genomen.

In sommige organisaties zijn voor dit werk ook commissies (klacht-commissies) benoemd.

Een vertrouwenspersoon daarentegen biedt een meer ondersteunende rol en biedt een veilige ruimte voor werknemers om gevoelige kwesties te bespreken zonder angst voor represailles. In tegenstelling tot de integriteitsfunctionaris onderneemt de vertrouwenspersoon geen formele actie, maar luistert zij, geeft advies en helpt individuen hun opties te verkennen. Deze rol is cruciaal voor degenen die niet zeker weten hoe ze een klacht moeten indienen of bang zijn voor mogelijke gevolgen. Als een werknemer bijvoorbeeld te maken heeft met pesten, maar bang is voor vergelding, kan hij of zij eerst de vertrouwenspersoon benaderen om de zorgen te bespreken en begeleiding te krijgen over hoe verder te gaan, zoals het indienen van een formele klacht of het zoeken naar bemiddeling. Vertrouwenspersonen kunnen intern werken, maar ook extern.

Vertrouwenspersonen zijn partijdig en doen niet aan waarheidsvinding.

De rol van een ombudsfunctionaris is enigszins een hybride tussen de integriteitsfunctionaris en de vertrouwenspersoon, maar met een duidelijkere focus op eerlijkheid en onpartijdigheid. Een ombudsfunctionaris is een onafhankelijke en neutrale partij die klachten van werknemers onderzoekt, meestal met betrekking tot kwesties zoals oneerlijke behandeling, discriminatie of schending van beleid. Ze komen niet op voor een van de partijen, maar zorgen ervoor dat het beleid van de organisatie eerlijk wordt toegepast en dat klachten rechtvaardig worden behandeld. In ons geval van pesten op de werkplek zou de ombudsfunctionaris de klacht van de werknemer aanhoren, de situatie onpartijdig onderzoeken en aanbevelingen doen om het probleem op te lossen, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de oplossing eerlijk is voor alle betrokken partijen.

Ten slotte fungeert een mediator als facilitator bij het oplossen van conflicten tussen twee of meer partijen. In tegenstelling tot de andere rollen onderzoeken mediators niet en kiezen ze geen partij, maar helpen ze de betrokken partijen in een geschil om effectief te communiceren en een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te vinden. Bemiddeling is vaak vrijwillig en richt zich op het vinden van een oplossing waarmee beide partijen kunnen instemmen, in plaats van te bepalen wie er gelijk of ongelijk heeft. In het geval van pesten op de werkplek, en als de betrokken partijen openstaan voor dialoog, kan een mediator worden ingeschakeld om een gesprek te faciliteren dat helpt om het slachtoffer en de beschuldigde tot begrip of afspraken te laten komen over hoe verder te gaan, zoals een verontschuldiging of een toezegging om gedrag te veranderen.

Mediators werken vaak extern.

Om deze verschillen te benadrukken, laten we een voorbeeld bekijken: een werknemer, Sarah, meldt dat ze zich geïntimideerd voelt door haar collega, John. Ze voelt zich ongemakkelijk en is bang dat het melden van het probleem haar carrière zou kunnen schaden.

Sarah zou eerst de vertrouwenspersoon kunnen benaderen om haar situatie te bespreken in een veilige, niet-oordelende omgeving. De vertrouwenspersoon zou naar Sarah's zorgen luisteren, advies geven over mogelijke stappen en emotionele steun bieden.

Als Sarah besluit om formele stappen te ondernemen, zou bijv. de integriteitsfunctionaris de klacht onderzoeken. De integriteitsfunctionaris zou bewijsmateriaal verzamelen, getuigen interviewen en bepalen of John’s gedrag in strijd is met het beleid of de ethische normen van het bedrijf. Als het onderzoek de intimidatie bevestigt, zou de integriteitsfunctionaris passende disciplinaire maatregelen aanbevelen.

Als Sarah het gevoel heeft dat het onderzoek niet eerlijk is verlopen of dat de uitkomst onrechtvaardig is, kan ze haar klacht voorleggen aan de ombudsfunctionaris. De ombudsfunctionaris zou de zaak onafhankelijk beoordelen, ervoor zorgend dat het onderzoek eerlijk is uitgevoerd en dat de beslissing gebaseerd is op een grondige en onpartijdige beoordeling van de feiten.

Als zowel Sarah als John openstaan voor het oplossen van het probleem zonder formele procedures, zouden ze kunnen besluiten om samen te werken met een mediator. De mediator zou hen helpen hun standpunten te communiceren en een oplossing te vinden waarmee beiden kunnen instemmen, wat zou kunnen leiden tot een begrip of overeenkomst die beide partijen tevreden stelt zonder verdere escalatie.

Samenvattend, hoewel alle vier de rollen erop gericht zijn om werkplekproblemen op te lossen en een eerlijke omgeving te handhaven, verschillen ze in hun methoden en aandachtsgebieden. De integriteitsfunctionaris handhaaft ethische normen, de vertrouwenspersoon biedt steun en begeleiding, de ombudsfunctionaris zorgt voor eerlijkheid en onpartijdigheid, en de mediator faciliteert communicatie om tot wederzijds aanvaardbare oplossingen te komen. Het begrijpen van deze verschillen is cruciaal voor het effectief navigeren en oplossen van conflicten op de werkplek.

For any organization, roles like integrity officer, confidential advisor, ombudsofficer, and mediator are crucial for maintaining a healthy and fair workplace. These positions, while overlapping in their objectives to ensure fairness and address grievances, differ significantly in their approaches, responsibilities, and the nature of issues they handle. This article will explore these differences, using a workplace harassment scenario to illustrate how each role contributes uniquely.

An integrity officer is primarily responsible for upholding and enforcing ethical standards within an organization. They ensure that the organization's policies and procedures align with legal requirements and ethical guidelines. Integrity officers often investigate reports of misconduct, such as fraud, corruption, or other unethical behavior, and take action to correct or prevent such issues. Their role is proactive and focused on maintaining the overall integrity of the organization by setting clear expectations and holding people accountable. In the event of workplace harassment, the integrity officer would likely be involved in investigating the incident to determine if any ethical or legal breaches occurred and what disciplinary actions should be taken.

A confidential advisor, on the other hand, offers a more supportive role, providing a safe space for employees to discuss sensitive issues without fear of retribution. Unlike the integrity officer, the confidential advisor does not take formal action but instead listens, offers advice, and helps individuals explore their options. This role is crucial for those who are unsure how to proceed with a complaint or are fearful of potential consequences. For example, if an employee is experiencing harassment but is afraid of retaliation, they might first approach a confidential advisor to discuss their concerns and receive guidance on how to move forward, such as whether to file a formal complaint or seek mediation.

A confidential advisor can be internal, but also external.

The role of an ombudsofficer is somewhat of a hybrid between the integrity officer and the confidential advisor but with a distinct focus on fairness and impartiality. An ombudsofficer is an independent and neutral party who investigates complaints from employees, typically concerning issues like unfair treatment, discrimination, or policy violations. They do not advocate for either party but instead work to ensure that the organization’s policies are applied fairly and that any grievances are addressed justly. In our harassment scenario, the ombudsofficer would listen to the employee's complaint, investigate the situation impartially, and provide recommendations on how to resolve the issue, ensuring that the resolution is fair to all parties involved.

Lastly, a mediator acts as a facilitator in resolving conflicts between two or more parties. Mediators are often external to the organization.

Unlike the other roles, mediators do not investigate or take sides but instead help the parties involved in a dispute to communicate effectively and reach a mutually acceptable solution. Mediation is often voluntary and focuses on finding a resolution that both parties can agree on, rather than determining who is right or wrong. In the case of workplace harassment, if the parties involved are open to dialogue, a mediator might be brought in to facilitate a conversation that helps the victim and the accused reach an understanding or agreement on how to move forward, such as an apology or a commitment to change behavior.

To highlight these differences, let's consider an example: an employee, Sarah, reports feeling harassed by her colleague, John. She feels uncomfortable and fears that reporting the issue might affect her career.

First, Sarah might approach the confidential advisor to discuss her situation in a safe, non-judgmental environment. The confidential advisor would listen to Sarah’s concerns, offer advice on possible steps, and provide emotional support.

Next, if Sarah decides to take formal action, the integrity officer would step in to investigate the complaint. The integrity officer would gather evidence, interview witnesses, and determine whether John’s behavior violated company policies or ethical standards. If the investigation confirms the harassment, the integrity officer would recommend appropriate disciplinary actions.

Sometimes however, organizations have appointed a complaint committee to conduct the investigation.

If Sarah feels that the investigation was not handled fairly or that the outcome was unjust, she could bring her complaint to the ombudsofficer. The ombudsofficer would review the case independently, ensuring that the investigation was conducted fairly and that the decision was based on a thorough and impartial review of the facts.

If both Sarah and John are open to resolving the issue without formal procedures, they might agree to work with a mediator. The mediator would help them communicate their perspectives and find a solution that both can agree upon, perhaps leading to an understanding or agreement that satisfies both parties without further escalation.

In summary, while all four roles aim to resolve workplace issues and maintain a fair environment, they differ in their methods and focus areas. The integrity officer enforces ethical standards, the confidential advisor offers support and guidance, the ombudsofficer ensures fairness and impartiality, and the mediator facilitates communication to find mutually acceptable solutions. Understanding these differences is key to effectively navigating and resolving workplace conflicts.