Het zijstapje naar de vertrouwenspersoon (English below!)
Carin van der Hor, Register Vertrouwenspersoon
Als externe vertrouwenspersoon van een organisatie ben ik er om een uitlaatklep en een veilige plek te bieden aan werknemers die ergens mee zitten. Dit is vooral belangrijk wanneer ze met iets worstelen waar ze niet direct mee naar hun leidinggevende durven te gaan. Mijn rol is niet om problemen op te schalen, maar juist om een moment van reflectie en rust te bieden – een zijstap in plaats van een escalatie.
Uiteraard zijn alle voorbeelden ontdaan van specifieke kenmerken of andere identificeerbare informatie. Alle namen zijn gefingeerd.
All examples have been stripped of specific characteristics or other identifiable information. All names are fictitious.
De rol van de vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon fungeert als een onafhankelijk en neutraal aanspreekpunt binnen de organisatie. Werknemers kunnen bij mij terecht met uiteenlopende kwesties, variërend van persoonlijke problemen en werkgerelateerde zorgen tot situaties van grensoverschrijdend gedrag of conflicten op de werkvloer. Het is mijn taak om naar hun verhaal te luisteren, hen te ondersteunen en samen na te denken over mogelijke stappen zonder direct in de formele processen van de organisatie te stappen.
Misverstanden over de rol van de vertrouwenspersoon
Het is helaas niet ongebruikelijk dat HR-adviseurs en leidinggevenden de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon bij een lastig gesprek verkeerd interpreteren. Vaak krijgt dit het label 'waarom ben je ermee naar buiten gegaan?'. Soms wordt dat zelfs hardop gezegd.
Hierbij wordt vergeten dat werknemers het recht hebben om met een vertrouwenspersoon te praten. De voornaamste reden waarom zij dit doen is meestal simpel: omdat ze zich niet veilig voelen om hun zorgen direct bij hun leidinggevende of HR neer te leggen.
HR-adviseurs zitten bij dergelijke gesprekken vaak ter ondersteuning van de leidinggevende en hebben niet altijd een objectieve positie ten opzichte van het probleem dat de werknemer ervaart. Dit kan de drempel om zich uit te spreken aanzienlijk verhogen, waardoor de rol van de vertrouwenspersoon des te belangrijker wordt.
Geen belemmering door procesafspraken
Het is cruciaal dat de toegang tot een vertrouwenspersoon niet wordt belemmerd door procesafspraken of een escalatieladder. Een vertrouwenspersoon maakt namelijk geen deel uit van de escalatieladder; mijn rol is niet om een officiële klacht te behandelen, maar om te luisteren en te ondersteunen. Werknemers hoeven niet uit te leggen waarom ze naar een vertrouwenspersoon gaan. Dit zou juist de vertrouwelijkheid en het gevoel van veiligheid kunnen ondermijnen dat zo essentieel is voor mijn rol.
Voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor, een werknemer, laten we haar Irina noemen, ervaart intimidatie op de werkvloer door een collega. Irina voelt zich niet veilig om dit direct met haar leidinggevende te bespreken, omdat ze bang is voor repercussies of omdat de leidinggevende nauw samenwerkt met de betreffende collega. Ze besluit naar mij, de vertrouwenspersoon, te komen. Samen bespreken we de situatie in alle vertrouwelijkheid. Ik bied haar een luisterend oor en help haar nadenken over mogelijke stappen die ze kan nemen, zonder direct naar HR of haar leidinggevende te stappen.
Door onze gesprekken voelt Irina zich gesteund en begrijpt ze beter welke opties ze heeft. Ze durft het gesprek met de collega niet aan, ook niet met mijn ondersteuning, en besluit uiteindelijk om een informeel gesprek aan te gaan met haar leidinggevende, met de wetenschap dat ze altijd weer bij mij terecht kan voor verdere steun. Dit helpt haar om de situatie aan te pakken op een manier die voor haar veilig en beheersbaar voelt.
Aanbeveling: betere voorlichting voor leidinggevenden en HR-Adviseurs
Het is van groot belang dat leidinggevenden en HR-adviseurs beter worden voorgelicht over de rol van de vertrouwenspersoon.
Een vertrouwenspersoon is er om een veilige ruimte te bieden voor werknemers en niet om processen te verstoren of problemen op te schalen.
Een vertrouwenspersoon helpt juist om problemen in een vroeg stadium te signaleren en op te lossen voordat ze escaleren tot grotere conflicten of formele klachten.
Door leidinggevenden en HR-adviseurs beter te informeren over hoe zij en de vertrouwenspersoon zich tot elkaar verhouden, kunnen we gezamenlijk werken aan een veilige en ondersteunende werkomgeving. Dit bevordert niet alleen het welzijn van de werknemers, maar draagt ook bij aan een gezonde en productieve organisatiecultuur.
Kortom, de vertrouwenspersoon speelt een essentiële rol binnen de organisatie door een veilige haven te bieden voor werknemers. Het is belangrijk dat deze rol goed begrepen en gerespecteerd wordt door alle betrokkenen, zodat we samen kunnen zorgen voor een omgeving waarin iedereen zich gehoord en gesteund voelt.
As an organization's external confidential advisor, I am there to provide an outlet and a safe place for employees who are struggling with something. This is especially important when they are struggling with something that they do not dare to go directly to their supervisor with. My role is not to escalate issues, but rather to provide a moment of reflection and calm - a side step rather than an escalation.
The role of the confidential advisor
A confidential advisor serves as an independent and neutral point of contact within or outside the organization. Employees can come to me with a variety of issues, ranging from personal problems and work-related concerns to situations of transgressive behavior or conflicts in the workplace. It is my job to listen to their story, support them and think together about possible steps without stepping directly into the formal processes of the organization.
Misunderstandings about the role of the confidential advisor
Unfortunately, it is not uncommon for HR advisors and managers to misinterpret the presence of a confidential advisor during a difficult conversation. Often this is labeled “why did you go public with it? Sometimes this is even said out loud.
This ignores the fact that employees have the right to talk to a confidant. The main reason they do so is usually simple: because they don't feel safe bringing their concerns directly to their supervisor or HR.
HR advisors often attend such conversations in support of the supervisor and do not always have an objective position on the problem the employee is experiencing. This can significantly increase the barrier to speaking out, making the role of the confidential advisor all the more important.
No barriers in access
It is crucial that access to a confidential advisor not be hindered by process arrangements or an escalation ladder. After all, a confidential advisor is not part of the escalation ladder; my role is not to handle an official complaint, but to listen and support. Employees do not have to explain why they go to a confidential advisor. This could actually undermine the confidentiality and sense of security that is so essential to my role.
Example
Imagine, an employee, let's call her Irina, experiences harassment in the workplace by a colleague. Irina does not feel safe to discuss this directly with her supervisor because she fears repercussions or because the supervisor works closely with the colleague in question. She decides to come to me, the confidential advisor. Together we discuss the situation in complete confidentiality. I offer her a listening ear and help her think about possible steps she can take, without going directly to HR or her supervisor.
Through our conversations, Irina feels supported and better understands what options she has. She does not dare to talk to the colleague, even with my support, and finally decides to have an informal conversation with her supervisor, knowing that she can always come back to me for further support. This helps her deal with the situation in a way that feels safe and manageable for her.
Recommendation: better education and training for supervisors and HR Advisors
It is critical that managers and HR advisors be better educated about the role of the confidential advisor.
A confidential advisor is there to provide a safe space for employees and not to disrupt processes or scale up problems.
Instead, a confidential advisor helps identify and resolve problems early on before they escalate into larger conflicts or formal complaints.
By better informing managers and HR advisors about how they and the confidential advisor relate to each other, we can work together to create a safe and supportive work environment. This not only promotes employee well-being, but also contributes to a healthy and productive organizational culture.
In short, the confidential advisor plays an essential role within the organization by providing a safe haven for employees. It is important that this role is well understood and respected by all involved, so that together we can provide an environment where everyone feels heard and supported.